Jinsi au Namna Rahisi ya Kuweka Vipaumbele

Maana na Tafsiri

Muda ni rasilimali isiyoshikika lakini yenye dhamani kubwa sawa na maisha ya mtu.  Muda ni rasilimali zaidi ya mali na pesa.

Duniani kuna rasilimali za aina kuu nne

1. Fedha
2. Vitu tunavyovimiliki kama ardhi, nyumba, samani za ndani, mimea, mifugo nk
3. Mtu
4. Muda

Katika hizo zote, muda ni rasilimali inayolinganishwa na maisha ya mtu. Muda ndio rasilimali inayozalisha rasilimali zingine za na 1 na 2 hapo juu.

Ndio maana kuna misemo ya wazungu isemayo

• “TIME IS MONEY”
• “I AM BUYING TIME” sisi tunasema “NAPOTEZA MUDA”

Katika rasilimali na 1 mpaka 3 zinashikika na kufugika, lakini rasilimali ya muda huwezi kushika wala kuufuga. Rasilimali fedha na vitu unaweza kurudisha ikipotea lakini rasilimali muda na mtu huwezi kabisa kuirudisha ikipotea

Kutunza muda maana yake ni kuwa na mipango dhabiti ya kibinafsi na ya kitaasisi katika kufanya yale ambayo yana tija kwako na jamii yako katika muda muafaka.

Muda ukipita bila kutumiwa kwa faida ndipo tunapoisema muda umepotea.

Huku Afrika tofauti na Ulaya na Marekani  utasikia watu wakisema “NAPOTEZA MUDA” kwa maana hiyo hiyo Wazungu na watu wa jamii ya nchi zilizoendelea utasikia wao wakisema “I AM BUYING TIME”

Mfano unaweza kumkuta jamaa anasubiri usafiri halafu ukimuuliza atakujibu “NAPOTEZA MUDA”. Wazungu na watu wa jamii ya nchi zilizoendelea kwa shuguli hiyo hiyo ya kusubiri usafiri  wao husema  “I AM BUYING TIME”, Kiswahili chake ni “NANUNUA MUDA”

Kutunza Muda

Ili uweze kuutunza muda au kuutumia muda vizuri unatakiwa kufanya yafuatayo

1. Panga kazi zako za muda mfupi, kati na mrefu (angalizo: hakikisha muda wako wote wa mbele umeupangilia cha kufanya hata kama ni kucheza, kuangalia TV au burudani zingine, hakikisha ziko kwenye ratiba ili ujue muda kiasi gani unatumika kwenye vitu visivyo vya kuzalisha fedha)
2. Weka mkakati na mbinu ya kutumia muda uliopanga
3. Weka muda maalumu wa kutadhmini kama muda wako unatumika vizuri
4. Fanya maboresha ili madhaifu yaliyojitokeza uyarekebishe na uutumie muda wako vizuri zaidi

Weka mpango wa matumizi ya muda kwa

1. miaka 15 -30 (Muda mrefu)
2. Miaka 3-6 (Muda wa kati)
3. Siku moja mpaka mwaka mmoja (Muda mfupi)

Panga muda wako kwa ajili ya mambo yafuatayo

1. Kazi zako za ofisini/biashara
2. Panga muda wa familiya
3. Panga muda wa shughuli za kiroho
4. Panga muda wa kijamii
5. Panga muda kwa ajili ya matukio ya dharura

Weka mkakati na mbinu ya kutumia muda uliopanga

Weka mkatati na mbinu za kutumia muda wako kama ifuatavyo

1. Jiwekee kalenda kwa kutumia technolojia ya simu ili ikukumbushe yale majukumu muhimu usipitwe na muda
2. Tumia mabango ndani ya ofisi yako na hata nyumbani
3. Shirikisha mwenzako wa ndoa ili akukumbuishe
4. Kama tukio linawahusu na watu wengine waambie kwa muda muafaka na mkubaliene ili utekelezaji wake usikwame
5. Weka mkakati wa kufudia matukio ambazo kwa sababu zilzio nje ya uwezo wako hukuweza kuzitekeleza

Tadhmini kama muda wako unatumika vizuri

• Kazi za siku zinaweza kutadhminiwa kabla ya kulala
• Kazi za wiki zinaweza kutadhminiwa wakati wa mwisho wa wiki
• Kazi mwezi zinawe fanyiwa tadhmini mwisho wa mwezi na zile za miezi sita katikati ya mwaka na zile za mwaka zitadhminiwe mwishoni mwa mwaka
• Weka pia tadhmini ya muhula ambayo hufanywa baada ya miaka mitatu hadi tano na tadhmini ya muda mrefu fanya baada ya miaka 10 hadi 15

Mambo yanayofanyiwa tadhmini ni

1. Malengo yaliyofikiwa kwa silimia 100
2. Malengo yaliyofikiwa kwa chini ya asilimia 100 (ikiwa ni chini ya 10% weka sababu)
3. Malengo ambayo hayakufikiwa kabisa (ikiwa hujafanya kabisa weka sababu)

Ufanyeje sasa?

• Kwa yale malengo yaliyofikiwa kwa asilimia 100 na zile za nusu, chambua nguvu iliyochangia zikafanikiwa
• Kwa yale malengo ambayo yalifikiwa nusu au hayakufikiwa kabisa chambua madhaifu yaliyosababisha malengo kutofikiwa kama ilivyopangwa
• Weka mikakati ya kusahihisha madhaifu yaliyojitokeza, madhaifu mengine yatahitaji watekelezaji ukiwemo wewe kupata mafunzo maalumu ili uondokane na madhaifu hayo.

Kufanya Maboresho

Fanya maboresha ili madhaifu yaliyojitokeza uyarekebishe na uutumie muda wako vizuri zaidi

• Rudia utekelezaji wa malengo yasiyofikiwa safari hii kwa umakini na uweledi zaidi.

Ili uweze kuutunza muda wako vizuri, ni shartyi ujue uhusianao wa kazi tunazozifanya na muda kwa kutumia jedwali la muda hapa chini

Sifa Kuu Nne (4) za Kazi Tunazozifanya

Sifa za kazi tunazozifanya zinaangukia kwenye mojawapo ya vyumba vinne kwenye jedwali.

Zinaweza kuwa ni za

1. Haraka na muhimu (chumba cha kwanza) – jedwali la matatizo
2. Muhimu lakini sio za haraka (chumba cha pili) – jedwali la maendeleo
3. Haraka lakini sio muhimu (chumba cha tatu) – jedwali la viingilizi muda
4. Sio za haraka wala sio muhimu (chumba cha nne) – jedwali la vipoteza muda

Haraka na muhimu (chumba cha kwanza)

Mfano wa kazi za muhimu na za haraka ni kumshughulikia mgonjwa, kuzika mtu wako wa karibu, kushughulikia nyumba yako iliyotetekezwa na moto. Mtoto wako aliyeibwa, nk

• Sifa kuu ya jedwali hili ni jedwali la matatizo na Ratiba yake kuendeshwa na matatizo
• Kazi za jedwali hili ni adui wa maendeleo
• Kazi zilizoko kwenye jedwali hili ni lazima uzifanye, huwezi kukwepa

Muhimu lakini sio za haraka (chumba cha pili)

Mfano wa kazi za muhimu lakini hazina haraka ni kazi zote za kupanga hasa zile za muda mrefu kama kupeleka watoto shule wewe mwenyewe kwenda kusoma zaidi, kulima shamba, kujenga nyumba nk

• Sifa kuu ya jedwali hili ni jedwali la maendeleo na Ratiba yake kuendeshwa na kazi za kupangwa
• Kazi za jedwali hili ni rafiki wa maendeleo
• Kazi zilizoko kwenye jedwali hili ni lazima uzifanye, huwezi kukwepa

Haraka lakini sio muhimu (chumba cha tatu)

Mfano wa kazi za haraka lakini hazina umuhimu ni kupokea simu ambazo hukuzitegemea, wageni wasiotarajiwa, kuchangia harusi, sendoff, kupewa mwaliko wa safari au tafrija kwa notice ya muda mfupi nk.

• Sifa kuu ya jedwali hili ni jedwali la viingilizi muda na Ratiba yake kuendeshwa na watu wengine
• Kazi za jedwali hili ni adui wa maendeleo
• Kazi zilizoko kwenye jedwali hili sio lazima uzifanye, unaweza kuzikwepa

Sio za haraka wala sio muhimu (chumba cha nne)

Mfano wa kazi zisizo na haraka na umuhimu ni kulewa, kupiag zoga, kucheza bao, kuchat kwenye mitandao, kulala nk. Ili kazi ziwe ni za kupoteza muda ni lazima ziwe hazijapangwa na hazina umuhimu wowte. Kama zimepangwa na zinalenga kuleta ufanisi wa kiafya au kikazi nk hizo sio vipoteza muda

• Sifa kuu ya jedwali hili ni jedwali la vipoteza muda na kwamba Hakuna Ratiba hapa – maisha bila mpango
• Kazi za jedwali hili ni adui wa maendeleo
• Kazi zilizoko kwenye jedwali hili ni sio lazima uzifanye, unatakiwa kuzikwepa

Jinsi ya Kuweka Vipaumbele

Unaweza sasa kutumia dhana hiyo hapo juu kama kazi ni ya muhimu, haraka, sio muhimu au sio haraka kuweka vipaumbele vya kazi zako zote.

Ifuatayo ni jinsi au namna rahisi ya kuweka vipaumbele kwa kazi na shughuli zako zote unazozifanya ukiwa nyumbani, shuleni, kazini na kwenye biashara yako. Mfano umetolewa kwa kazi za jioni kwa mtot anayesoma baada ya kurudi nyumbani lakini inaweza kutumika kwa rika lolote, mwanafunzi, mfanyakazi, mkulima, mfugaji, mvuvi, mfanyabiashara nk.

Kwa mfano mtoto “Anarose” anazo kazi saba za kufanya usiku wa leo nyumbani kwao ila katika hizo ataweza kufanya tatu au nne tu.

Ili kujua ni kazi ipi ianze na ifuatilie ipi fuata mfano huu.

Kazi

1. Kupika
2. Kujisomea
3. Kuangalia TV
4. Kuosha vyombo
5. Kudeki
6. Kufunga madirisha
7. Kufua nguo

Pambanisha kila kazi na mwenzake ukianza na ya kwanza isibadilike mpaka umepambanisha zote. Ifuatiwe na ya pili nk.

Weka pointi moja kwa alama ya “i” kwenye kila kazi iliyoshinda

Panga kwa wingi wa pointi

Kwa huu mchanganuo “Anarose” atafanya kazi zifuatazo

1. Kufunga madirisha
2. Kujisomea
3. Kuosha vyombo
4. Kudeki

Hitimisho

Kazi za kupika na kufua nguo anaweza kusaidiwa na mtu mwingine wakati ambapo kuangalia TV anaweza fanya siku nyingine

Mwisho (End):

Kama umependa makala hii weka maoni yako ya shukrani hapo chini au washirikishe marafiki zako wa kwenye Facebook, Instagram, Linkedin, Whatsapp, Twitter na kwenye email au mitandao mingine ya kijamii. Wasiliana nasi kama unataka kuweka kwenye blogu au website yako kwa maelekezo zaidi

If you found this article helpful please leave the comment below or share to your friends in Facebook, Instagram, Linkedin, Whatsapp, Twitter and in email or other social media. Contact us if you plan to list in your blog or website for further instructions.

Tutembelee kwenye mitandao ya kijamii hapa chini:

We offer but not limited to the following:

Business Office Documents Development, Company Registration, Business Plan Development, Curricula Development for colleges, Office Digitization Consultancy, Online Presence and Marketing Consultancy, Leadership and Management Consultancy, Constitution Development  and much more

English Form Submit Service Quote Request

Fomu ya Kiswahili Tuma Maombi ya Huduma